IA Generativa na Gestão de Projetos: Revolução ou Hype?
Descobre como a IA está a transformar a gestão de projetos: benefícios reais, limitações e melhores tools para automatizar tarefas e otimizar resultados.
Há apenas dez anos, a inteligência artificial (IA) parecia algo saído de um filme de ficção científica. Hoje, está por toda parte. A IA generativa (GenAI) tornou-se um termo popular, prometendo facilitar e acelerar o trabalho. Para os gestores de projetos, a GenAI oferece várias possibilidades: pode tratar de tarefas repetitivas, fornecer insights e poupar tempo. Mas até que ponto estas promessas são reais?
#1 GenAI: A poupar tempo e esforço
A gestão de projetos envolve muita documentação: relatórios, atas de reuniões, planos e diagramas. Estas tarefas são importantes, mas consomem bastante tempo. Ferramentas de GenAI, como o chatbot do MS Teams e o ClickUp Brain, conseguem lidar com estas tarefas de forma eficiente. Podem resumir notas de reuniões, criar atualizações de projetos ou gerar diagramas de Gantt—tarefas que, de outra forma, consomem muito tempo.
Em 2019, a Gartner previu que a IA poderia gerir 80% das tarefas de gestão de projetos até 2030. Embora tal pareça impressionante, a maioria destas tarefas são rotineiras. As partes mais complexas e criativas da gestão de projetos continuam a precisar da intervenção humana.
#2 Como a GenAI ajuda e onde não ajuda
Para aproveitar ao máximo a GenAI, os gestores de projetos precisam pensar estrategicamente. Eis algumas sugestões:
- Definir o papel da IA: Usar a IA para tarefas repetitivas, mas manter os humanos responsáveis pela tomada de decisões e pelo planeamento complexo.
- Padronizar comandos: Criar comandos reutilizáveis para tornar as tarefas mais rápidas e garantir consistência.
- Manter-se atualizado: Aprender continuamente sobre novas ferramentas de IA e como utilizá-las de forma eficaz.
Contudo, a GenAI tem as suas limitações. É excelente a analisar dados e identificar riscos, mas não consegue lidar com situações inesperadas ou tomar decisões que exijam inteligência emocional. Por exemplo, enquanto a IA pode prever atrasos, um gestor de projetos humano é melhor a encontrar soluções criativas para manter o projeto no rumo certo.
Os melhores resultados surgem quando humanos e IA trabalham em conjunto. Eis como:
- Automatizar tarefas: Ferramentas como Asana e Gemini podem criar planos detalhados e relatórios de projetos. Os gestores de projetos poupam tempo, mas ainda precisam rever e personalizar os resultados.
- Melhorar o planeamento: Ferramentas de IA analisam dados históricos para identificar potenciais riscos. O Show Me Diagrams, por exemplo, visualiza fluxos de trabalho para ajudar os gestores a tomar melhores decisões.
- Gerir riscos: Ferramentas como o ChatGPT e o Assistant for Jira destacam riscos com base em dados. No entanto, são as pessoas que decidem como lidar com esses riscos.
#3 Resultados reais: O que está a funcionar agora
A GenAI na gestão de projetos não é perfeita, mas está a fazer a diferença. Muitos gestores já estão a ver os benefícios. De acordo com um inquérito recente, mais de 90% dos gestores de projetos relataram um retorno positivo nos seus investimentos em IA. Desde a automatização de tarefas rotineiras até à melhoria da comunicação, as ferramentas de IA estão a mostrar o seu valor.
Ao mesmo tempo, desafios como a segurança dos dados continuam a ser uma preocupação. As ferramentas de IA precisam de acesso a muitos dados para funcionar bem, pelo que garantir o uso ético e uma segurança robusta é essencial. Além disso, a dependência da IA em dados históricos pode ser problemática se erros ou preconceitos passados influenciarem as previsões.
#4 Ferramentas de GenAI recomendadas
| Caso de Uso | Ferramenta |
|---|---|
| Gestão de âmbito e tempo | Show Me Diagrams (plugin do ChatGPT), ChatGPT, Gemini, ClickUp Brain, Asana, MS Teams (chatbot) |
| Gestão de custos | Smartsheet, MS Teams (chatbot), ChatGPT, Gemini |
| Monitorização e controlo | WebPilot (plugin do ChatGPT), MS Teams (chatbot) |
| Gestão de riscos | ChatGPT AI Assistant for Jira, MS Teams (chatbot), ChatGPT, Gemini |
| Gestão de comunicações | ChatGPT, Gemini, MS Teams (chatbot), Microsoft 365 Copilot |
| Produtividade da equipa de engenharia | Midjourney, Azure AI (plataforma cloud da Microsoft), GitHub Copilot, IntelliCopilot (ferramenta de IA desenvolvida pela Intellias), Claude |
5# O futuro da GenAI na gestão de projetos
A IA generativa não se trata de substituir gestores de projetos, mas de trabalhar de forma mais inteligente. Ao cuidar de tarefas repetitivas e fornecer insights úteis, a IA permite que os gestores se concentrem em estratégias de alto nível e na resolução de problemas.
Por exemplo, na Intellias, ferramentas como o IntelliCopilot estão a melhorar a produtividade ao automatizar tarefas de programação e sugerir formas de otimizar projetos.
Estas ferramentas mostram como a IA pode complementar as competências humanas em vez de competir com elas. Com o equilíbrio certo, a IA pode ajudar os gestores de projetos a alcançar mais, concentrando-se no que realmente importa: entregar projetos bem-sucedidos.
Autores:
- Oleksiy Shebanov (Head of PMO na Intellias)
- Vitaliy Opara (Delivery Management Consultant na Intellias)