Communities of practice: como a Swiss Post Portugal reinventou a colaboração interna

A Swiss Post aposta na inovação tecnológica como um dos seus pilares fundamentais. O IT Campus em Lisboa, inaugurado em 2023, funciona como um hub onde especialistas de TI colaboram através das "Communities of Practice" (CoPs) – conceito desenvolvido pelos teóricos Etienne Wenger e Jean Lave.

Estes grupos especializados promovem a partilha de experiências, incentivam a colaboração interdepartamental e estimulam a inovação, o que cria impacto direto no negócio e em todo o ecossistema da empresa em Portugal.

Para nos explicar como a Swiss Post Portugal usa CoPs internamente, fomos ouvir Catarina Bagulho, IT Business Lead & Team Lead da empresa.

#1. O conceito de "Communities of Practice" pode ser complexo para quem nunca ouviu falar dele. Como o explicaria de forma simples e prática a um profissional de tecnologia?

Catarina: Diria que uma Community of Practice é um espaço onde profissionais com interesses e desafios semelhantes se juntam para partilhar experiências, aprender uns com os outros e crescer em conjunto. No nosso caso, sendo todos parte de equipas diferentes e a trabalhar diretamente com a Suíça, as comunidades ajudam-nos a manter uma rede viva, onde reforçamos o que cada um tem de melhor, trocamos conhecimento real e desenvolvemos novas competências para o futuro.

As nossas comunidades reúnem indivíduos de diferentes ambientes de trabalho, ricos na sua diversidade, tanto em termos de competências técnicas e níveis de senioridade como de background cultural. É exatamente desta diversidade e inclusão que nasce a nossa força: conseguimos abordar desafios a partir de múltiplas perspetivas, desenvolver soluções inovadoras e impulsionar mudanças positivas.

Ainda que, em alguns contextos, a criação destas Communities possam gerar algum ceticismo, no IT Campus Lisbon, desde o primeiro momento, a adesão foi muito natural. Hoje, é um verdadeiro caso de sucesso, do qual nos orgulhamos profundamente.

#2. Que necessidades específicas do IT Campus de Lisboa levaram à implementação deste modelo? Em que medida o contexto português influenciou a adaptação destas práticas?

Catarina: Se olharmos para as nossas Communities of Practice hoje, temos orgulho em dizer que são um verdadeiro reflexo dos valores do IT Campus Lisbon: Trust, Empathy, Challenge Conventions, Innovative Mindset e Collaborative Spirit. Acreditamos profundamente que a criação destas comunidades nos ajuda a mantermos viva a cultura que queremos construir e sustentar, potencia a concretização dos nossos objetivos estratégicos e, acima de tudo, descreve na perfeição aquilo que somos e aquilo que queremos continuar a ser.

O IT Campus Lisbon é, desde o início, um espaço genuinamente internacional — temos hoje mais de 14 nacionalidades a trabalhar lado a lado. As nossas pessoas estão diariamente integradas em projetos diferentes, em estreita colaboração com equipas na Suíça.

Com equipas tão distribuídas por diferentes projetos e áreas, sentimos a necessidade de criar um ponto de encontro: um espaço que nos permitisse não desperdiçar conhecimento, manter viva a nossa rede de ligação e garantir que continuamos a aprender, a inovar e a crescer em conjunto, independentemente do projeto ou da função de cada um.

#3. Que práticas específicas utilizam para promover a colaboração efetiva entre profissionais de diferentes equipas e departamentos?

Catarina: Damos grande importância a momentos de partilha real: sessões de techknow exchange, formações e certificações organizadas pelas próprias comunidades, além de atividades de team building para reforçar a ligação entre as pessoas. E há uma coisa muito importante: mesmo tendo as prioridades dos projetos como foco principal, cada membro das comunidades tem disponível tempo dedicado para se envolver ativamente no seu crescimento a nas ações que ajudam a desenvolver a nossa cultura de colaboração e inovação.

#4. Se tivesse de destacar três ferramentas ou plataformas digitais essenciais para o funcionamento das vossas comunidades, quais seriam e por que motivos?

Catarina: Sendo estas comunidades tecnológicas, existem diferentes ferramentas que cada grupo utiliza para o desenvolvimento de projetos, troca de conhecimento e crescimento de competências.

Existem, no entanto, algumas ferramentas-chave de colaboração: o MS Teams, onde mantemos toda a comunicação, realizamos sessões e partilhamos ideias o Confluence, que é a nossa “casa digital” para o planeamento e documentação das comunidades, e o Miro, que usamos frequentemente para sessões criativas e de brainstorming, especialmente em atividades remotas.

#5. Que competências técnicas e comportamentais são mais valorizadas nos membros destas comunidades?

Catarina: Valorizamos naturalmente um sólido conhecimento técnico, mas mais do que isso, o que mais faz a diferença é a vontade de colaborar, de aprender e de partilhar. Ter abertura, ser proativo, saber comunicar bem num ambiente internacional e querer crescer com os outros — essas são as competências que realmente fazem uma comunidade evoluir.

#6. Como medem o impacto destas comunidades no desenvolvimento tecnológico da empresa? Existem KPIs específicos para avaliar a sua eficácia?

Catarina: As nossas Communities of Practice foram sendo criadas uma a uma, com um grande suporte da equipa de liderança durante o seu ramp-up e acompanhadas de perto até atingirem um ponto ótimo de maturidade, em que conseguem funcionar de forma quase autónoma.

A primeira comunidade nasceu em 2023 e, desde então, fomos lançando as seguintes de forma ponderada e pertinente — queríamos que as pessoas acreditassem genuinamente neste projeto, e por isso fomos dando visibilidade aos casos de sucesso das primeiras iniciativas.

Ainda que existam indicadores claros de sucesso, costumo dizer que ainda estamos numa fase de “honeymoon”. Foi por isso que este ano decidimos desafiar as nossas CoP a um novo nível de compromisso: pela primeira vez, cada comunidade, com algumas linhas orientadoras, foi responsável por definir e apresentar o seu próprio plano anual.

Este plano contempla, por trimestre, as formações/workshops e certificações a desenvolver, as sessões de techknow exchange, as atividades de team building, bem como uma proposta de orçamento necessária para as iniciativas.

Os Champions (porta-vozes de cada CoP) reuniram as ideias centrais dos seus grupos e apresentaram-nas à equipa de liderança para validação e apoio.

Acredito que, no final deste ano, poderemos medir de forma ainda mais concreta o impacto das nossas comunidades, através da análise das iniciativas implementadas, da adesão e participação dos membros, e do impacto direto que conseguirmos gerar nas pessoas e na organização.

#7. Imagine que outra empresa portuguesa quer implementar um modelo semelhante. Qual seria o maior obstáculo que enfrentariam e que conselho daria para o superar?

Catarina: O maior desafio seria, sem dúvida, equilibrar as entregas dos projetos com o envolvimento nas comunidades.

O meu conselho? Desde o início, possibilitar que as pessoas possam reservar tempo oficial para estas atividades e comunicar de forma transparente o valor que elas trazem — não apenas para a empresa, mas também para o crescimento pessoal de cada um.

Quando as pessoas acreditam no propósito e sentem que estão a construir algo maior do que elas próprias, o envolvimento acontece de forma orgânica e natural.

E o outcome? Esse vai-se gerando no dia a dia, quando vemos as equipas a procurar ativamente ajuda, a obter respostas rápidas de colegas experts e a percebermos o verdadeira potencial que as comunidades podem ter em potenciar a retenção de talento dentro da organização.

Além disso, para nós já é visível o impacto que as CoP têm na forma como nos posicionamos enquanto empresa. Ao criarmos um ambiente que promove a colaboração e o crescimento, isso reflete-se na forma como as nossas equipas se conectam e se mantêm motivadas, criando um ciclo positivo que fortalece todo o campus.

#8. Como funciona a integração entre as comunidades do campus de Lisboa e as equipas da Swiss Post na Suíça? Que práticas facilitam esta colaboração internacional?

Catarina: As Communities of Practice também existem na Suíça, com algumas especificidades próprias, ajustadas à realidade local, mas acaba por facilitar bastante o alinhamento e a colaboração contínua.

O nosso objetivo é ir construindo pontes que reforcem esta ligação, não apenas nos projetos em que trabalhamos diariamente, mas também entre as nossas comunidades. Já temos várias iniciativas em andamento para tornar esta conetividade uma realidade viva: por exemplo, os workshops que organizamos em Lisboa, com convidados vindos da Suíça — dias inteiros dedicados à troca de conhecimento, onde algumas das nossas CoP têm uma participação ativa — e os workgroups que juntam membros das comunidades locais e suíças para o desenvolvimento de proof of concepts (PoC), entre outras ações.

Ter um plano é importante, mas tão ou mais essencial é saber navegar e adaptar o ritmo conforme o momento. Afinal, ainda somos um "bebé" com pouco mais de um ano a dar os primeiros passos — e é bonito poder crescer de forma orgânica, consciente e com propósito. :)

#9. Como antevê a evolução deste modelo nos próximos anos dentro da empresa? Que tendências tecnológicas poderão influenciar o desenvolvimento destas comunidades?

Catarina: Acredito que as comunidades vão ganhar cada vez mais protagonismo como polos de inovação, aprendizagem contínua e construção de talento para o futuro. Tendências como a Inteligência Artificial, a Automação, Cloud-Native, o Desenvolvimento de Software, as plataformas Low-Code/No-Code, a Qualidade e a Cibersegurança vão reforçar ainda mais a necessidade de comunidades atentas, flexíveis e ágeis.

Olhando para a nossa própria história: começámos com a primeira comunidade no final de 2023 e, de forma sustentada, fomos crescendo. Cada nova comunidade trouxe-nos novas aprendizagens, ajustes e melhorias.

Tem sido absolutamente inspirador ver como um grupo de pessoas motivadas, com vontade de criar algo positivo e com propósito, consegue construir o seu espaço, ganhar visibilidade e gerar impacto real dentro do nosso Campus.

Pessoalmente, sinto um enorme orgulho — e uma grande responsabilidade — em trabalhar com estas pessoas incríveis todos os dias.